De depunerea declaratiilor fiscale se poate ocupa o singura persoana din firma sau mai multe. Din ianuarie 2012, declaratiile fiscale se depun la ANAF exclusiv online, prin incarcarea lor pe portalul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala semnate electronic pe baza unui certificat digital calificat.
Pentru obtinerea certificatului digital pentru mai multi angajati din firma, este necesara inregistrarea online pe site-ul furnizorului de certificate. Formularul online se completeaza cu datele corespunzatoare, conform instructiunilor din formular. Trebuie avut in vedere faptul ca ANAF nu permite inregistrarea in sistemul sau electronic a doua sau mai multe certificate cu aceeasi adresa de e-mail. De aceea, trebuie specificata pentru fiecare angajat in parte cate o adresa de email diferita.
Cand se emit mai multe certificate digitale calificate pentru aceeasi persoana juridica, se incheie un singur contract, dar pentru fiecare utilizator trebuie furnizate documentele necesare (Termeni si conditii de utilizare si Contract de prestari servicii) si fiecare utilizator trebuie identificat.
Contractul incheiat trebuie semnat si stampilat de reprezentantul legal sau administratorul societatii ori daca este semnat de un imputernicit se va prezenta o copie a documentului care atesta calitatea de imputernicit.
Potrivit legii semnaturii electronice, certificatul digital calificat nu se poate elibera fara a confrunta datele trecute in contract cu cele din actul de identitate. Acest proces se numeste identificare. Identificarea poate fi facuta prin prezenta solicitantului cu actul de identitate la sediul furnizorului sau al partenerului. Persoanele care nu pot ajunge nici la sediul furnizorului, nici la un reprezentant si opteaza pentru transmiterea documentelor prin posta sau curier, trebui ca pe langa actele primite pe e-mail sa ataseze si o declaratie pe proprie raspundere autentificata notarial.
Plata certificatului digital se poate face la sediul oricarei banci, pe baza OP-ul primit pe e-mail dupa inregistrare. Pretul unui certificat digital este de 47 de Euro, fara TVA, la certSIGN si Digisign, in timp ce la Trans Sped el costa 54 de Eura, fara TVA. certSIGN livreaza gratis certificatul si tot gratis ofera 60 de marci temporale pe luna si aplicatia pentru crearea semnaturii electronice.
