Potrivit art. 185 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, consiliul de administratie, respectiv directoratul, sunt obligate sa depuna la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice, situatiile financiare anuale, raportul lor, raportul cenzorilor sau raportul auditorilor financiari, dupa caz.
Situatiile financiare (bilantul) pot fi depuse online in format electronic, avand atasata o semnatura electronica extinsa creata pe baza unui certificat digital calificat emis de un furnizor acreditat de servicii de certificare.
Situatiile financiare anuale si cele simplificate la 31 decembrie 2011 in format electronic constau intr-un document PDF cu fisier xml atast, care contin formularele cod 10, cod 20, cod 30 si cod 40.
La acest document se ataseaza o arhiva in format .zip care poate cuprinde, dupa caz, urmatoarele anexe scanate: note explicative la situatiile financiare anuale, situatia modificarilor capitalului propriu si situatia fluxurilor de numerar; raportul administratorilor; raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori; propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile; declaratia scrisa a persoanelor prevazute la art. 10 alin. (1) din legea contabilitatii, prin care isi asuma raspunderea pentru intocmirea situatiilor financiare anuale. Arhiva nu trebuie sa depaseasca dimensiunea de 10 MB.
Documentul PDF se semneaza electronic, folosind un certificat digital calificat, numai dupa completarea tuturor campurilor si incarcarea arhivei.
Contribuabilii care au achizitionat deja certificatul digital calificat pentru semnarea electronica a declaratiilor fiscale si depunerea lor online, pot folosi acelasi certificat digital si pentru semnarea eletronica a situatiilor financiare.
Persoanele care nu detin un certificat digital calificat il pot cumpara, la pretul de aproximativ 47 de Euro, fara TVA, de la unul dintre cei trei furnizori acreditati de servicii de certificare, respectiv certSIGN, DigiSIGN sau Trans Sped.
certSIGN livreaza gratis certificatul digital prin curier rapid oriunde in tara si ofera gratis 60 de marci temporale pe luna timp de un an.
Cu semnatura electronica pot fi transmise online documentele in relatia cu partenerii de afaceri si cu urmatoarele institutii Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF), Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP), Casa Nationala de Asigurari de Sanatate (CNAS), Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC), Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM), Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare (CNVM), Comisia pentru Supravegherea Sistemului de Pensii Private (CSSPP), Monitorul Oficial si Depozitarul Central.
