Legea 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice reglementeaza din 27 iulie regimul juridic al facturilor, chitantelor si bonurile fiscale emise in format electronic.
Potrivit actului normativ citat, factura electronica este „documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica extinsa si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.”
Aceeasi lege defineste bonurile fiscale si chitantele in format electronic ca fiind „documentele ce intrunesc toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut, dar care contin date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnate cu semnatura electronica extinsa si purtand marca temporala.”
Persoanele fizice sau juridice vor putea emite facturi electronice doar dupa notificarea Ministerului Finantelor Publice si numai daca intrunesc urmatoarele conditii:
- dispun de mijloace tehnice si umane pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
- folosesc personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
- pot gestiona si arhiva toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe perioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
- utilizeaza sisteme de arhivare electronica in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii, persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege.
Asadar, pentru emiterea facturilor, chitantelor si/sau a bonurilor fiscale in format electronic va fi nevoie de urmatoarele elemente:
- un certificat digital calificat pentru generarea semnaturii electronice extinse - va trebui sa contina informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Finantelor Publice.
- serviciu de marcare temporala pentru crearea marcilor temporale care certifica momentul generarii acestor documente;
- serviciu de arhivare electronica cu valoare legala pentru pastrarea pe termen lung a acestor documente.
Oferta celui mai mare furnizor de certificate digitale din Romania, certSIGN, cuprinde toate elementele necesare emiterii facturilor in format electronic.
In prezent, persoanele care cumpara un certificat digital calificat de la certSIGN beneficiaza de 60 de marci temporale pe luna si de serviciul de arhivare electronica pe care insa il pot folosi pentru arhivarea declaratiilor fiscale depuse online la ANAF.
De asemenea, cei care cumpara sau reinnoiesc certificatul la certSIGN beneficiaza in aceasta perioada de un pachet de extrabeneficii care contine vouchere pentru produse de contabilitate si acces gratuit la cea mai moderna aplicatie legislativa din Romania.
