Semnarea electronică a documentelor este o soluție extrem de utilă dacă ne dorim ca procesele din companie să se desfășoare rapid, eficient și cu valoare legală.
Atât zona privată, cât și cea de stat încearcă să adopte soluții care să respecte și rigorile impuse de pandemie, dar și pentru a ușura la nivel general interacțiunea și obținerea diverselor documente fără a mai fi nevoie de deplasare la un punct de lucru anume. Adoptând semnătura electronică, va fi eliminat aproape în totalitate consumul de hârtie, care în cazul unor departamente cum este cel de Resurse Umane, este foarte mare.
Conform Regulamentului european eIDAS 910/2014, există 3 concepte de semnături electronice: semnătură electronică, semnătură electronică avansată și semnătură electronică calificată.
Pentru a înțelege mai bine unde poate fi folosită fiecare și care este gradul de siguranță pe care-l oferă, puteți consulta Ghidul semnăturii electronice conceput de certSIGN.
- Semnătura electronică conferă cel mai scăzut grad de încredere și poate fi utilizată pentru semnarea e-mailurilor, chitanțelor etc.;
- Semnătura electronică avansată conferă un grad mediu de încredere și este utilizată în general pentru semnarea documentelor mai puțin sensibile, cum ar fi documente interne ale companiilor, cereri de concediu, formulare etc.;
- Semnătura electronică calificată conferă cel mai ridicat grad de încredere. Este singurul tip de semnătură echivalent din punct de vedere juridic cu cea olografă. Cu ajutorul ei se pot semna documente de muncă, contracte, anexe, documente medicale sau financiare.
Așa cum spuneam mai sus, semnătura electronică calificată este singura semnătură cu valoare juridică implicită, pe când pentru semnătura electronică avansată, în cazul în care se ajunge în instanță, aceasta trebuie demonstrată. Mai exact, va trebui demonstrat că îndeplinește cerințele următoare:
- face trimitere exclusiv la semnatar;
- permite identificarea semnatarului;
- este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și
- este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată
Un alt serviciu foarte important de care avem nevoie mai ales atunci când vorbim despre documente ce trebuie arhivate pe o perioadă mai lungă de timp, un exemplu fiind actele de personal care au ca cerință legală de arhivare de până la 75 de ani, este validarea pe termen lung a semnăturii. Practic, acest serviciu, LTV, ne permite verificarea și validarea semnăturii aplicate pe un document chiar dacă a trecut foarte mult timp de la data semnării lui.
Long Term Validation este valabil doar pentru semnătura electronică calificată.
În funcție de activitatea pe care dorim să o transformăm digital, trebuie să alegem tipul de semnătură care se potrivește, așa cum atunci când alegem o mașină, dacă dorim atât confort cât și siguranță sau fiabilitate, consultăm toate opțiunile disponibile. Asta pentru a evita riscul ca în cazul în care se ajunge într-o situație de litigiu, instanța să nu recunoască tipul de semnătură folosit sau să trebuiască să se facă expertize complexe și costisitoare.
