Trendul actual este de a muta din mediul fizic în cel online toate procesele generatoare de hârtie, iar instrumentul principal este semnătura electronică calificată, iar dacă aceasta are certificatul stocat în cloud și nu pe token, flexibilitatea și mobilitatea sunt garantate.
Atunci când alegi furnizorul, trebuie să te asiguri că semnătura electronică la distanță poate asigura:
– Valoare legală documentelor semnate cu aceasta. Acest lucru înseamnă că certificatul cu care se va semna trebuie să fie unul calificat.
Conform Regulamentului european eIDAS 910/2014, singurul tip de semnătură cu valoare juridică de semnătură olografă este semnătura electronică calificată.
– Autenticitatea identității persoanei care semnează. Semnătura electronică calificată garantează faptul că identitatea persoanei care o deține este cea reală. Atunci când se emite un certificat calificat, furnizorul se asigură, prin diverse mijloace reglementate de Regulamentul eIDAS, că are toate datele pentru a lega semnătura electronică la distanță aplicată pe document, de posesorul acesteia.
– Non-repudierea documentului deja semnat. După ce un document a fost semnat la distanță cu un certificat calificat, acesta nu poate fi contestat ulterior, adică nu putem pretinde că nu noi am semnat documentul, dacă semnătura noastră apare pe acel înscris.
– Integritatea documentului semnat electronic la distanță. Soluția (Aplicațiile special create pentru soluțiile) de semnare la distanță trebuie să (fie capabilă să) detecteze orice modificare ulterioară adusă unui document semnat electronic cu un certificat calificat.
– Siguranța datelor personale. Sunt multe companii care oferă soluții de semnare la distanță, dar care nu au sediul în România, iar acest lucru înseamnă că este posibil ca datele personale ale cetățenilor români, în calitate de cetățeni europeni, să fie transmise în afara UE.
– Securitatea soluției de semnare la distanță. Semnătura electronică creată cu ajutorul unui dispozitiv electronic calificat pentru semnarea la distanță întrunește cerințe de securitate ridicată, lucru care este verificat inițial, iar apoi periodic, prin auditurile de certificare.
– Flexibilitate și disponibilitate. Semnătura la distanță trebuie să poată fi folosită în orice moment, de pe orice tip de dispozitiv și din orice colț al lumii. Acest lucru poate fi realizat prin intermediul platformei de semnare la distanță, care este de fapt o aplicație web ce poată fi accesată de oriunde, fiind nevoie doar de o conexiune la internet.
– Informații cu privire la identitatea companiei pe care o reprezinți. Acest criteriu este important, deoarece atunci când semnezi un contract cu un partener, de exemplu, trebuie să poți vedea și verifica faptul că semnatarul este reprezentant al firmei pe care susține că o reprezintă.
– Suport tehnic în limba română. Deși este ultimul punct, este la fel de important ca cele de mai sus. O echipă locală care să poată oferi consultanță sau suport tehnic atunci când ai nevoie, în limba maternă, este extrem de important.